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L'informatique au service de votre métier
Piges - Logiciel pour Notaires
Principes
Piges est un environnement de travail complet pour la réalisation de tous les travaux quotidiens. C’est le seul outil dont vous avez besoin pour renseigner vos clients, prendre des rendez-vous, répondre à un email, produire un acte, saisir du timesheet ou facturer un mandat. Ces principaux atouts sont les suivants :
Accès instantané à tous les documents concernant un mandat
Plus de fichiers introuvables, de dossiers disparus ni de documents mal classés. Avec Piges, vous consultez le dossier électronique de chaque mandat depuis votre écran, et le partager avec vos collègues. La nature des documents et leur emplacement physique n’a aucune importance : ils concernent un mandat, donc vous pouvez les accéder facilement et rapidement.
Fini les laborieuses recherches dans différents répertoires lorsque votre assistante tombe malade : tous les documents sont enregistrés dans Piges, même ceux en cours de rédaction.
Une vision globale et actualisée en temps réel
Encours exact du mandat, état de facturation des provisions, dernier email reçu, projet de contrat en cours de rédaction, prochain rendez-vous ? Piges vous renseigne instantanément sur l’état d’avancement du mandat et vous permet d’accéder en quelques clics au détail de chaque information.
Avec Piges, pas besoin de passer par la comptabilité pour connaitre l’état du compte. Et même si votre secrétaire est absente vous savez exactement ou vous en êtes et vous pouvez informer précisément votre client sur chaque détail du traitement de son dossier
Nouveaux moyens de communication intégrés
Internet, le courrier électronique et le téléphone portable ont modifiés considérablement notre manière de communiquer. Piges intègre ces nouveaux outils dans le travail quotidien de l’étude. Les emails sont créés directement dans Piges et associés au mandat concerné; ils peuvent être validés par le responsable avant l’envoi. Les coordonnées à jour de vos clients sont disponibles partout, y compris sur votre smartphone/iphone, sans ressaisie.
Timesheet et facturation simplifiée
Renseigner le timesheet constitue souvent une corvée, reportée au denier moment, et les risques d’oublis de saisie sont bien réels. Pour éviter cette problématique, Piges alimente le timesheet de manière semi-automatique au fur et à mesure du déroulement de vos activités, et en fonction du contexte de travail (le logiciel « sait » pour quel mandat vous travaillez et ce que vous avez fait).
L’encours du mandat est mis à jour en temps réel. Comparé au solde du compte, il permet d’intervenir rapidement en cas de disponibilités insuffisantes (demande de provisions).
En fin de mandat (ou sur demande), Piges génère une proposition des honoraires à facturer. Dès que les montants à facturer et leur répartition (honoraires, émoluments, frais) sont validés, les écritures correspondantes sont reportées automatiquement en comptabilité.
Maîtrise de l’accroissement du volume des échanges.
Votre métier implique de gérer une quantité importante de documents. L’évolution de vos activités et l’intégration des nouvelles technologies (email, internet) augmente leur nombre de manière inexorable. Les courriers, actes, emails, factures et autres formulaires s’accumulent dans des classeurs qui encombrent vos bureaux.
Avec Piges, le volume n’est plus un problème. Même archivé, chaque document demeure accessible sur votre ordinateur 24h/24 et peut être partagé entre différents collaborateurs
Un seul outil – plus de ressaisies
Les inconvénients liés à l’emploi de plusieurs logiciels (clients, timesheet, facturation, etc) sont nombreux. Utiliser Piges pour la gestion complète de votre étude permet de réduire vos coûts de formation et d’améliorer votre efficacité au quotidien en évitant toute ressaisie et en favorisant la réutilisation des données disponibles.
Avec Piges, chaque information est renseignée une seule fois et utilisable partout et par tous. Les données sont mises à jour de manière plus rigoureuse par des utilisateurs qui ont découvert les avantages de la réutilisation pour leur travail quotidien (pas de ressaisie, moins de risque d’erreurs, activité concentrée sur le spécifique, statistiques produites automatiquement, etc).
Concept novateur de production de documents : réutiliser et standardiser
Vos procédures de travail définissent les opérations à réaliser et la structure des documents à créer pour le traitement d’un mandat. Piges standardise l’exécution de ces opérations. L’emploi de modèles, la réutilisation de documents existants (identifiés avec de puissantes fonctions de recherche « plein texte ») et les mécanismes de fusion facilitent et accélèrent la production de nouveaux courriers, actes, mémoires, demande de provisions, etc.
Piges révolutionne ainsi la production de documents. Mais la mise en place de ces nouveautés est effectuée, progressivement, à votre rythme, et en intégrant largement votre existant disponible aujourd’hui.