Piges - Logiciel pour Notaires & Avocats

Fonctionnalités : Une réponse à chacun de vos besoins


Contacts

La gestion de contacts centralise les données des personnes avec lesquelles l’étude est en relation (en particulier les adresses de correspondance, les adresses secondaires, les numéros de téléphones et de fax, et les adresses e-mail) et permet de définir des liens entre ces personnes.

Ce module est conçu de manière à faciliter les recherches (nombreux filtres, possibilités étendues de tris) et l’utilisation des données renseignées.

Accessible depuis chaque poste de travail et même via une application spécifique installée sur les téléphones portables, il permet d’éviter la multiplication des carnets d’adresses personnalisés.


Mandats

Le dossier électronique du mandat centralise toutes les informations le concernant:

  • Caractéristiques du mandat (numéro, description, secteur d’activité, etc)
  • Solde et extrait de compte (provenant de la comptabilité)
  • Encours du mandat (valeur du timesheet non facturé)
  • Factures et demandes de provision.
  • Documents liés à la réalisation du mandat (lettres, emails, propositions, actes, etc)
  • Historique des échanges d’informations (courriers, rendez-vous, téléphones, etc)
  • Agenda
  • Index des archives physiques.

La consultation du dossier électronique se substitue à la consultation physique du « classeur du mandat » et accélère sensiblement le temps d’accès à l’information (recherches multicritères, partage du même document). Elle procure en particulier une vision globale sur tout ce qui a été produit ou reçu (historique de tous les échanges effectués avec le client et les autres intervenants : courrier, emails, téléphones, séances, etc).


Documents

Tous les documents sont enregistrés dans Piges et classés automatiquement dans le «bon» dossier. L’utilisateur n’a plus à se préoccuper de sélectionner un répertoire pour stocker son fichier, celui-ci est enregistré directement dans la base de données et lié au mandat courant. Ces principes s’appliquent également aux documents reçus.

La recherche plein texte permet de retrouver tous les documents contenant certains mots clés (application du principe des moteurs de recherche Internet aux documents de l’étude).

Chaque document n’est répertorié qu’une seule fois, mais les modifications importantes sont versionnées.

Les documents sont rédigés avec les outils bureautiques traditionnels. Mais, Piges optimise leur production en terme de qualité et de délai grâce à des modèles et un mécanise de fusion évitant la ressaisie de toutes les données connues.

Les emails peuvent être préparés dans Piges et validés par un responsable avant expédition. Les emails reçus ainsi que les pièces jointes sont intégrés aux autres documents du mandat.


Time-sheet

La saisie est rapide, intuitive et conviviale. Pour éviter l’oubli de time-sheet facturable, la saisie du temps de travail est intégrée dans le traitement des processus (l’utilisateur n’a en général à renseigner que la durée de l’opération, les autres informations étant déjà initialisées d’après le contexte).

L’encours correspondant de chaque mandat est actualisé en temps réel.


Facturation

Ce module permet de générer des demandes de provisions et de facturer les prestations effectuées. L’intégration comptable de ces processus permet de minimiser les tâches administratives en évitant toute ressaisie. La production de BVR permet d’automatiser l’enregistrement des paiements à venir.


Dépôts

Piges permet de gérer tous les dépôts confiés à l’étude par ses clients (testaments, papiers valeurs, bijoux, clés, tableaux, …). L’application permet de spécifier le lieu de stockage physique et d’ajouter une image de l’objet déposé ou un fichier numérisé du document. Ce mécanisme facilite l’accès à ces données et limite les manipulations physiques (donc les risques de perte et détérioration).


Statistiques

Comme toute information, même obsolète, a potentiellement encore de la valeur, Piges conserve l’intégralité des données. Piges permet également d’exploiter la richesse de ces informations enregistrées dans la base. L’utilisateur n’est pas limité à l’utilisation des documents statistiques livrés avec le logiciel, mais il peut réaliser lui-même les extractions complémentaires dont il a besoin.


Personnes morales

Dans le cadre de mandats de gestion de société, ce module permet de définir et gérer la structure du capital, le registre des actionnaires, la liste des administrateurs et intervenants (réviseurs, comptabilité, etc). Il permet en particulier d’éditer la convocation à l’assemblée générale et les bordereaux de dividendes.

 

Piges est convivial, bien structuré et vous apporte une véritable plus-value.

Le logiciel est suffisamment souple pour s'adapter à vos processus de travail.

Comme tout logiciel, cela vous amène évidemment à standardiser vos méthodes, ce qui a aussi un effet bénéfique sur la rentabilité de votre étude.


Me Luc Meylan
Athemis

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